§ 37b EStG bei Kundengeschenken: Wer bezahlt eigentlich die Steuer?
Wenn ein Unternehmen einem Kunden ein hochwertiges Präsent überreicht, stellt sich eine unangenehme Frage: Ist das noch Kundenpflege – oder bereits ein steuerpflichtiger Vorteil, den der Beschenkte in seiner eigenen Steuererklärung angeben müsste?
Genau hier setzt § 37b EStG an. Die Vorschrift erlaubt es dem schenkenden Unternehmen, die Einkommensteuer des Empfängers pauschal zu übernehmen. Das klingt zunächst nach einer eleganten Lösung: Der Kunde erhält sein Geschenk ohne zusätzlichen Steueraufwand, während der Unternehmer die Angelegenheit mit einem festen Steuersatz erledigt. In der Praxis ist die Regelung jedoch weniger großzügig, als sie auf den ersten Blick wirkt.
Die 30 Prozent sind kein Rabatt, sondern eine zusätzliche Rechnung
Bei Sachzuwendungen an Kunden, Geschäftspartner oder deren Arbeitnehmer kann das Unternehmen die Einkommensteuer mit einem Pauschsteuersatz von 30 Prozent übernehmen. Voraussetzung ist, dass es sich um eine betrieblich veranlasste Zuwendung handelt und der Vorteil nicht in Geld besteht.
Die Bemessungsgrundlage bilden grundsätzlich die Aufwendungen des Unternehmens einschließlich Umsatzsteuer. Kostet ein Präsent 100 Euro brutto, fallen bei Anwendung des § 37b EStG zunächst 30 Euro Pauschalsteuer an. Der Aufwand beträgt damit nicht mehr 100, sondern 130 Euro – noch bevor man über Verpackung, Versand oder eine persönliche Übergabe spricht.
Die Steuer wird vom Unternehmen getragen und als Lohnsteuer behandelt. Sie ist über die Lohnsteuer-Anmeldung anzumelden und abzuführen, auch wenn der Empfänger gar kein Arbeitnehmer des schenkenden Unternehmens ist. Der Kunde selbst muss den pauschal besteuerten Vorteil grundsätzlich nicht noch einmal als eigene steuerpflichtige Einnahme versteuern. Das Unternehmen muss ihn allerdings über die Übernahme der Steuer informieren.
Das ist der praktische Vorteil der Pauschalierung: Der Kunde bekommt keine Nachricht von seinem Finanzamt, weil er ein Präsent erhalten hat. Für den Schenkenden bedeutet die Entscheidung aber eine echte Mehrbelastung. Die 30 Prozent verschwinden nicht im steuerlichen Nebel, sondern stehen als zusätzlicher Aufwand auf der Rechnung.
Nicht jedes Kundengeschenk fällt automatisch unter § 37b EStG
Die Vorschrift ist kein Freibrief für jede kostenlose Zuwendung. Sie erfasst nur Vorteile, die beim Empfänger überhaupt einkommensteuerlich relevant sein können. Der Bundesfinanzhof hat klargestellt, dass § 37b EStG keine neue Einkunftsart schafft. Die Vorschrift darf also nicht dazu benutzt werden, jeden beliebigen Vorteil vorsorglich mit 30 Prozent zu besteuern.
Ein Geschenk an einen Kunden kann steuerpflichtig sein, wenn der Kunde es im Rahmen seiner betrieblichen Tätigkeit erhält und dadurch eine Betriebseinnahme oder ein vergleichbarer steuerpflichtiger Vorteil entsteht. Bei einem privaten Endkunden sieht die Beurteilung anders aus. Erhält dieser etwa aus einem Gewinnspiel oder als reine Werbemaßnahme einen Gegenstand, fehlt es häufig bereits an einer steuerbaren Einnahme. Eine Pauschalsteuer nach § 37b EStG ist dann nicht automatisch erforderlich.
Auch eine echte Gegenleistung spricht gegen ein Geschenk. Überlässt ein Unternehmen einem Geschäftspartner eine Leistung, weil dieser dafür vertraglich vereinbarte Werbeleistungen erbringt, kann ein Leistungsaustausch vorliegen. Dann geht es nicht um ein Geschenk, sondern um die steuerliche Behandlung einer Gegenleistung. Die Bezeichnung auf dem internen Beleg entscheidet dabei wenig. Ein als „Kundengeschenk“ verbuchter Vorteil bleibt steuerlich nicht zwingend ein Geschenk.
Besonders heikel sind Einladungen zu Veranstaltungen, Reisen oder Sportereignissen. Wird ein Kunde eingeladen, kann darin eine steuerpflichtige Sachzuwendung liegen. Wird hingegen ein Mitarbeiter eingesetzt, um Kunden zu betreuen, kann der Vorteil für diesen Mitarbeiter im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse liegen. Dann entsteht möglicherweise gar kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. § 37b EStG darf nicht als pauschale Reparaturklausel für eine unklare Sachverhaltsbeurteilung dienen.
Die 50-Euro-Grenze wird durch die Pauschalsteuer schnell überschritten
Für die steuerliche Abziehbarkeit von Geschenken an Personen, die keine Arbeitnehmer des Unternehmens sind, gilt seit 2024 eine Freigrenze von 50 Euro je Empfänger und Wirtschaftsjahr. Bleiben die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Geschenke für einen Empfänger insgesamt unter dieser Grenze, können die Aufwendungen grundsätzlich als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Wird die Grenze überschritten, entfällt der Abzug vollständig – es handelt sich nicht um einen Freibetrag, bei dem nur der übersteigende Teil herausfällt.
Die Pauschalsteuer nach § 37b EStG kann diese Grenze jedoch selbst sprengen. Der Bundesfinanzhof behandelt die übernommene Pauschalsteuer als weiteres Geschenk. Ein Präsent im Wert von 40 Euro bleibt nicht bei 40 Euro, wenn das Unternehmen zusätzlich 12 Euro Pauschalsteuer übernimmt. Für den Empfänger summiert sich der Vorteil auf 52 Euro. Damit ist die 50-Euro-Grenze überschritten und der Betriebsausgabenabzug für das Geschenk grundsätzlich verloren.
Das ist der Punkt, an dem viele gut gemeinte Gestaltungen kippen. Der Unternehmer möchte dem Kunden lediglich eine steuerlich unbelastete Aufmerksamkeit zukommen lassen. Durch die Übernahme der Steuer macht er aus einem möglicherweise noch abziehbaren Geschenk einen insgesamt nicht abziehbaren Aufwand.
Ein kleines Rechenbeispiel zeigt die Härte der Regelung: Bei einem Geschenk im Wert von 30 Euro beträgt die Pauschalsteuer 9 Euro. Zusammen entstehen 39 Euro. Der Aufwand bleibt damit unter 50 Euro. Bei einem Geschenk von 40 Euro führen die zusätzlichen 12 Euro Steuer dagegen zu einem Gesamtwert von 52 Euro. Der Unterschied zwischen beiden Fällen beträgt beim Geschenk selbst nur 10 Euro, steuerlich kann er aber erheblich sein.
Für die 50-Euro-Grenze kommt es außerdem auf die richtige Wertbestimmung an. Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen ist regelmäßig der Nettowert maßgeblich, während bei Unternehmen ohne Vorsteuerabzug der Bruttowert eine Rolle spielt. Auch mehrere Geschenke an denselben Empfänger innerhalb eines Wirtschaftsjahres müssen zusammengerechnet werden. Eine saubere Empfängerkartei ist deshalb kein Luxus, sondern die Grundlage für eine belastbare Buchführung.
Das Wahlrecht gilt nicht nur für einzelne Lieblingskunden
§ 37b EStG ist als Wahlrecht ausgestaltet. Das Unternehmen kann die Pauschalierung anwenden, muss sie dann bei Sachzuwendungen an Nichtarbeitnehmer aber grundsätzlich einheitlich für alle entsprechenden Zuwendungen und Geschenke eines Wirtschaftsjahres ausüben.
Es reicht also nicht, nur bei besonders wichtigen Kunden die Steuer zu übernehmen und bei allen anderen Geschenken darauf zu verzichten. Wer sich für die Pauschalierung entscheidet, bindet sich innerhalb der jeweiligen Empfängergruppe. Die Entscheidung wird durch die entsprechende Lohnsteuer-Anmeldung ausgeübt.
Die Pauschalierung für Kunden und Geschäftspartner ist von der Pauschalierung für eigene Arbeitnehmer getrennt zu betrachten. Ein Unternehmen kann daher für Nichtarbeitnehmer anders entscheiden als für seine Beschäftigten. Das schafft Spielraum, verlangt aber eine klare interne Entscheidung. Wer im Dezember erstmals ein Kundengeschenk pauschal versteuert, sollte vorher prüfen, welche weiteren Zuwendungen im selben Wirtschaftsjahr bereits an Kunden oder Geschäftspartner gegangen sind.
Die gesetzliche Obergrenze liegt bei 10.000 Euro je Empfänger und Wirtschaftsjahr beziehungsweise bei 10.000 Euro für die einzelne Zuwendung. Wird eine dieser Grenzen überschritten, ist die Pauschalierung insoweit ausgeschlossen. Bei sehr hochwertigen Einladungen, Reisen oder Sachleistungen kann eine individuelle Prüfung der steuerlichen Folgen für den Empfänger notwendig werden.
Kundenpflege oder steuerlich getarnte Großzügigkeit?
Die eigentliche Streitfrage lautet nicht, ob ein Unternehmen seinen Kunden etwas schenken darf. Natürlich darf es das. Die Frage lautet, ob die Steuerfolgen noch zum wirtschaftlichen Zweck der Zuwendung passen.
Ein sorgfältig ausgewählter Präsentkorb, ein hochwertiger Kalender oder ein kleines regionales Produkt können Kundenbindung sichtbar machen, ohne die Buchhaltung in eine steuerliche Großbaustelle zu verwandeln. Bei teuren Elektronikartikeln, exklusiven Reisen oder VIP-Einladungen verschiebt sich das Verhältnis dagegen schnell: Der steuerliche Zusatzaufwand ist dann nicht mehr nebensächlich, und die Dokumentation muss den Empfänger, den Anlass, den Wert und die betriebliche Veranlassung nachvollziehbar festhalten.
Gerade bei Geschenken an einzelne Entscheider sollte das Unternehmen außerdem die Compliance-Seite nicht ausblenden. Eine Pauschalsteuer beseitigt keine internen Geschenkerichtlinien und macht aus einer möglicherweise problematischen Zuwendung keine unbedenkliche. Der Finanzbeamte prüft die Einkommensteuer, der Arbeitgeber des Kunden oder dessen Compliance-Abteilung stellt andere Fragen.
Die sinnvollste Entscheidung ist deshalb oft nicht, jedes Geschenk automatisch zu pauschalieren. Zuerst muss geklärt werden, ob überhaupt ein steuerpflichtiger Vorteil vorliegt. Danach folgt die Rechnung: Geschenkpreis plus Umsatzsteuer, Pauschalsteuer, Abziehbarkeit und Dokumentationsaufwand. Erst dann zeigt sich, ob die großzügige Geste tatsächlich wirtschaftlich ist – oder nur wie ein Geschenk aussieht.