Wie kann eine Geschäftsführung eine Restaurantrechnung über 240 Euro steuerlich geltend machen, während ein Beleg über 251 Euro plötzlich zusätzliche Angaben braucht?
Die Antwort steckt nicht im Menüpreis, sondern in den Nachweisanforderungen. Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen prüft das Finanzamt nicht nur, ob tatsächlich gegessen wurde. Es will nachvollziehen können, wer anwesend war, warum das Treffen stattfand, wann und wo es stattfand und wie hoch die Aufwendungen waren. Fehlt ein Teil dieser Dokumentation, kann der Betriebsausgabenabzug scheitern – selbst dann, wenn die Rechnung echt ist und per Karte bezahlt wurde.
Die 70-Prozent-Regel gilt nur für geschäftliche Bewirtungen
Bewirtungskosten von Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten oder potenziellen Kunden sind grundsätzlich nur eingeschränkt als Betriebsausgaben abziehbar. Das Einkommensteuerrecht lässt 70 Prozent der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen zu. Die übrigen 30 Prozent mindern den Gewinn nicht.
Bei einer angemessenen Geschäftsessen-Rechnung über 1.000 Euro bleiben damit 700 Euro als Betriebsausgabe übrig. Die Umsatzsteuer wird dabei gesondert betrachtet: Der Vorsteuerabzug kann grundsätzlich auch für den nicht als Betriebsausgabe abziehbaren Anteil möglich sein, wenn die Bewirtung angemessen und ordnungsgemäß nachgewiesen ist.
Diese Rechnung funktioniert aber nur, wenn die Bewirtung tatsächlich geschäftlich veranlasst war. Ein privates Abendessen mit Freunden wird nicht dadurch zur betrieblichen Bewirtung, dass ein Unternehmer die Rechnung bezahlt. Auch ein pauschaler Vermerk wie „Arbeitsgespräch“ oder „Geschäftsessen“ beschreibt den Anlass meist zu ungenau. Besser ist eine konkrete Formulierung, etwa: „Besprechung über die Verlängerung des Liefervertrags für das Projekt Alpha“ oder „Erstgespräch zur möglichen Zusammenarbeit im Bereich Maschinenwartung“.
Anders wird die Situation bei einer Bewirtung der eigenen Arbeitnehmer beurteilt. Nicht geschäftlich veranlasste Bewirtungen eigener Beschäftigter können unter bestimmten Voraussetzungen vollständig als Betriebsausgaben abziehbar sein. Für die steuerliche Behandlung kommt es daher nicht nur auf das Restaurant, sondern vor allem auf die Zusammensetzung der Gäste und den Anlass an.
Welche Angaben der Eigenbeleg enthalten muss
Der sogenannte Bewirtungsbeleg ist häufig kein einzelnes Papier, sondern eine Verbindung aus der Restaurantrechnung und einem Eigenbeleg des Unternehmers. Gesetzlich erforderlich sind Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe der Aufwendungen.
Bei einer Bewirtung in einem Restaurant genügt es, wenn die Rechnung beigefügt wird und der Eigenbeleg zusätzlich den Anlass und die Teilnehmer nennt. Ort, Bewirtungstag und Rechnungsbetrag müssen sich aus der Rechnung ergeben. Die ergänzenden Angaben sollten zeitnah erstellt werden, nicht erst Monate später bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses.
Bei den Teilnehmern reicht eine nachvollziehbare Namensangabe. Bei größeren Runden kann es sinnvoll sein, die Namen mit Unternehmen oder Funktion zu ergänzen, damit der geschäftliche Zusammenhang erkennbar bleibt. „Herr Müller, Frau Schneider, Herr Weber“ ist zwar besser als eine leere Liste, sagt aber wenig aus, wenn nicht feststeht, zu welchen Unternehmen die Personen gehören. „Thomas Müller, Einkaufsleiter der Muster GmbH; Anna Schneider, Projektleiterin der Beispiel AG“ schafft deutlich mehr Klarheit.
Der Anlass sollte ebenfalls nicht aus einer austauschbaren Floskel bestehen. „Kundentermin“ ist knapp, aber brauchbar, wenn die Teilnehmer eindeutig zugeordnet werden können. „Besprechung über Angebot Nr. 2026-047 und mögliche Beauftragung für die Wartung der Produktionslinie“ ist belastbarer. Der Bewirtungsbeleg muss keinen Roman erzählen. Er muss aber erkennen lassen, welche konkrete betriebliche Angelegenheit hinter dem Essen stand.
Der Unternehmer muss den Eigenbeleg grundsätzlich unterschreiben. In digitalen Abläufen kann die erforderliche Autorisierung auch elektronisch erfolgen. Dann müssen Erstellung und Genehmigung nachvollziehbar dokumentiert werden; nachträgliche, undokumentierte Änderungen dürfen nicht möglich sein.
Bis 250 Euro gelten erleichterte Rechnungsanforderungen
Eine Kleinbetragsrechnung liegt vor, wenn der Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Für solche Rechnungen gelten vereinfachte umsatzsteuerliche Anforderungen. Für den Betriebsausgabenabzug müssen auf dem Beleg jedoch mindestens der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Restaurants, das Ausstellungsdatum, eine ausreichende Leistungsbeschreibung, der Tag der Bewirtung und der Rechnungsbetrag erkennbar sein.
Gerade bei der Leistungsbeschreibung entstehen in der Praxis Probleme. Die bloße Angabe „Speisen und Getränke“ zusammen mit einer Gesamtsumme reicht für den Betriebsausgabenabzug nicht aus. Die bewirteten Leistungen müssen ausreichend konkret bezeichnet sein. Angaben wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ können dagegen genügen, wenn sie aus sich heraus verständlich sind.
Auch der Bewirtungstag muss aus der Rechnung hervorgehen. Ein handschriftlich ergänztes Datum oder ein nachträglich aufgebrachter Datumsstempel reicht nach den aktuellen Anforderungen nicht aus. Ist das Rechnungsdatum identisch mit dem Leistungstag, kann ein entsprechender maschineller Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügen.
Der Trinkgeldbetrag sollte möglichst auf der Rechnung ausgewiesen werden. Fehlt er, kann der Nachweis schwieriger werden. Eine Quittierung durch den Empfänger des Trinkgelds auf der Rechnung ist eine mögliche Dokumentation, sofern die Zahlung tatsächlich nachvollziehbar bleibt.
Ein Beleg über 251 Euro ist kein steuerliches Drama, aber er verlangt mehr.
Was bei Rechnungen über 250 Euro zusätzlich erforderlich ist
Überschreitet der Gesamtbetrag die Grenze von 250 Euro, werden zusätzliche Rechnungsangaben verlangt. Dazu gehören die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants, eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen beziehungsweise des Leistungsempfängers.
Der Name des bewirtenden Unternehmers muss also auf der Rechnung stehen. Bei einer Rechnung über 180 Euro ist das nach den besonderen Bewirtungsanforderungen nicht zwingend, bei einem Betrag von mehr als 250 Euro hingegen schon. Wer regelmäßig mit Geschäftspartnern essen geht, sollte deshalb bereits bei der Bestellung oder spätestens beim Bezahlen darauf achten, dass die Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt wird.
Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtbetrag der Rechnung. Trinkgeld, das separat und nicht auf der Rechnung dokumentiert wird, kann die Nachweisführung zusätzlich erschweren. Eine Aufteilung in mehrere Rechnungen verändert nicht automatisch die steuerliche Beurteilung, wenn erkennbar ist, dass es sich um eine einheitliche Bewirtung handelt.
Handschriftliche Restaurantbelege sind besonders riskant
Die Rechnung muss grundsätzlich maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. In einem Restaurant mit elektronischem Kassensystem werden deshalb maschinell erzeugte und entsprechend abgesicherte Kassenbelege erwartet. Ein handschriftlich ausgefüllter Zettel mit Betrag und Datum genügt in Deutschland normalerweise nicht für den steuerlichen Abzug einer geschäftlichen Bewirtung.
Auch ein maschinell gedruckter Beleg, der die erforderlichen Angaben nicht enthält, wird nicht automatisch durch handschriftliche Ergänzungen zu einer ordnungsgemäßen Rechnung. Das gilt besonders für den Bewirtungstag und die Leistungsbeschreibung. Der Eigenbeleg des Unternehmers darf die Angaben zu Anlass und Teilnehmern ergänzen. Er ersetzt aber nicht die ordnungsgemäße Restaurantrechnung.
Eine Ausnahme kann bei Bewirtungen im Ausland greifen. Wenn dort nachweislich keine detaillierte maschinell erstellte Rechnung erhältlich war, kann unter bestimmten Voraussetzungen auch ein ausländischer Beleg anerkannt werden. Dafür muss der Unternehmer glaubhaft machen, warum die deutschen Anforderungen im konkreten Fall nicht erfüllt werden konnten. Ein bloßer Hinweis auf ein anderes Kassensystem oder die Aussage „Das Restaurant stellt solche Rechnungen nicht aus“ dürfte dafür kaum ausreichen.
Digitale Belege brauchen eine eindeutige Verbindung
Papierrechnungen dürfen digitalisiert und elektronisch aufbewahrt werden. Ebenso kann das Unternehmen einen digitalen Eigenbeleg erstellen. Wichtig ist, dass die Rechnung und die ergänzenden Angaben eindeutig zusammengehören. Das kann durch eine elektronische Verknüpfung, einen eindeutigen Index, einen Barcode oder eine andere nachvollziehbare Zuordnung geschehen.
Ein Foto der Rechnung in der Buchhaltungs-App genügt deshalb nicht automatisch. Die digitale Ablage muss erkennen lassen, welcher Eigenbeleg zu welcher Restaurantrechnung gehört. Außerdem müssen die Angaben zeitnah erfasst, digital signiert oder genehmigt und gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen geschützt werden.
Besonders sauber ist ein Ablauf, bei dem der Mitarbeiter den Beleg unmittelbar nach dem Essen fotografiert, Teilnehmer und Anlass ergänzt und die Angaben elektronisch freigibt. Die Buchhaltung sollte später nicht aus einer unleserlichen Aufnahme und einer vagen Kalendernotiz rekonstruieren müssen, wer an dem Abend tatsächlich dabei war.
Werden Rechnung und Eigenbeleg getrennt aufbewahrt, muss die Zuordnung dauerhaft funktionieren. Geht dieser Zusammenhang verloren, fehlen aus Sicht der Finanzverwaltung die erforderlichen Nachweise – auch wenn beide Dokumente irgendwo im Archiv vorhanden sind.
Praktischer Prüfpunkt vor der Buchung
Vor der Verbuchung sollte die Rechnung auf den Gesamtbetrag, den Bewirtungstag, die konkrete Leistungsbeschreibung und den Namen des Restaurants geprüft werden. Ab 250 Euro kommen Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer und Name des bewirtenden Unternehmers hinzu. Danach werden Anlass und Teilnehmer zeitnah ergänzt und mit der Rechnung verbunden.
Die steuerliche Anerkennung hängt dabei nicht am teuersten Menü, sondern an der Beweiskette. Ein angemessenes Essen mit sauberer Dokumentation ist meist unproblematischer als ein günstiger Beleg, auf dem nur „Speisen und Getränke“ steht und der erst ein halbes Jahr später mit einem nachträglichen Vermerk versehen wurde.