Der Karton mit den Waren steht noch im Lager, die Rechnung ist längst bezahlt – und dann wandert ein Teil davon in die private Küche. Kein Verkauf, kein Geldfluss, kein Kunde weit und breit. Steuerlich kann trotzdem etwas passieren: Die Ware verlässt den betrieblichen Bereich und wird zur Sachentnahme. Der Fiskus nennt das gern „unentgeltliche Wertabgabe“. Das klingt nach einem Vorgang aus einem besonders trockenen Behördenroman, beschreibt aber schlicht den privaten Eigenverbrauch eines Unternehmers.
Wer Waren, Erzeugnisse oder betriebliche Gegenstände für sich, den eigenen Haushalt oder andere private Zwecke verwendet, muss diese Entnahme korrekt erfassen. Sonst sieht die Buchführung zwar ordentlich aus, bildet aber nicht mehr vollständig ab, was mit dem Betriebsvermögen geschehen ist.
Der private Einkauf ohne Kassenbon
Bei der Einkommensteuer wird eine Sachentnahme grundsätzlich mit dem sogenannten Teilwert angesetzt. Gemeint ist vereinfacht der Betrag, den ein fremder Erwerber für den Gegenstand im Rahmen des Betriebs zahlen würde. Bei Handelswaren liegt dieser Wert typischerweise nahe am Verkaufspreis, bei selbst hergestellten Produkten kann die Bewertung komplizierter werden.
Nimmt ein Lebensmittelhändler Waren aus dem Bestand für den eigenen Haushalt, handelt es sich nicht um eine Betriebsausgabe. Die Ware wurde zwar möglicherweise zunächst betrieblich eingekauft, dient am Ende aber privaten Zwecken. Der entsprechende Wert wird deshalb als Entnahme erfasst und erhöht den Gewinn.
Bei einer Einnahmenüberschussrechnung taucht die Entnahme nicht als tatsächliche Einnahme auf. Es fließt schließlich kein Geld. Sie wird vielmehr als gewinnerhöhender Korrekturposten behandelt. Bei bilanzierenden Unternehmen wird das entnommene Wirtschaftsgut aus dem Betriebsvermögen herausgenommen; zugleich verändert sich das Eigenkapital.
Das ist der Moment, in dem der private Käse aus dem Kühlregal steuerlich deutlich mehr Aufmerksamkeit bekommt als im heimischen Kühlschrank. Entscheidend ist nicht, ob der Unternehmer die Ware bezahlt hat, sondern ob sie noch dem Betrieb dient.
Einkommensteuer und Umsatzsteuer laufen getrennte Wege
Die häufigste Fehlerquelle liegt darin, beide Steuerarten in einen Topf zu werfen. Bei einer Sachentnahme können Einkommensteuer und Umsatzsteuer gleichzeitig eine Rolle spielen, sie verwenden aber nicht zwingend dieselbe Bewertungslogik.
Für die Einkommensteuer geht es um die Frage, welchen Wert die Entnahme für den Gewinn hat. Für die Umsatzsteuer wird geprüft, ob die private Verwendung einer Lieferung gegen Entgelt gleichgestellt wird. Das ist grundsätzlich der Fall, wenn ein Gegenstand aus dem Unternehmen für private Zwecke entnommen wurde und der Gegenstand oder seine Bestandteile zum vollständigen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben.
Wurde beim Einkauf keine Vorsteuer abgezogen, etwa weil der Unternehmer den Gegenstand von einer Privatperson erworben hat oder eine besondere steuerliche Regelung greift, entsteht nicht automatisch zusätzlich Umsatzsteuer auf die Entnahme. Genau hier lohnt sich ein zweiter Blick auf die ursprüngliche Rechnung. Die Umsatzsteuer folgt dem Vorsteuerabzug – nicht bloß der Tatsache, dass etwas einmal im Betrieb lag.
Für die Umsatzsteuer wird die Bemessungsgrundlage bei einer Warenentnahme grundsätzlich anhand des Einkaufspreises oder der Kosten für die Herstellung zum Zeitpunkt der Entnahme bestimmt. Es geht also nicht schlicht um den historischen Einkaufspreis aus einem längst vergangenen Jahr. Preisveränderungen können eine Rolle spielen. Bei Dienstleistungen zählt die Kostenbasis, die durch die private Verwendung entstanden ist.
Die Umsatzsteuer wird zusätzlich zur ertragsteuerlichen Entnahme erfasst. Wer also Waren im Wert von 100 Euro netto privat verwendet, hat bei einer steuerpflichtigen Entnahme nicht einfach einen privaten Einkauf zum Nulltarif gebucht. Die Umsatzsteuer muss in der Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuerjahreserklärung berücksichtigt werden.
Pauschbeträge: praktisch, aber nicht beliebig
Für bestimmte Branchen stellt die Finanzverwaltung jährlich Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben bereit. Sie sollen vor allem bei Lebensmitteln und Getränken die Aufzeichnung unzähliger Einzelentnahmen vereinfachen. Statt jeden privat gegessenen Kuchenrest oder jede entnommene Wurstscheibe einzeln zu dokumentieren, kann der Unternehmer den passenden Jahreswert ansetzen.
Für das Kalenderjahr 2026 gelten die Pauschbeträge als Jahreswerte je Person und werden ohne Umsatzsteuer angegeben. Eine Bäckerei kommt danach auf 1.885 Euro pro Person, eine Fleischerei oder Metzgerei auf 2.054 Euro. Für Gaststätten gelten je nach Angebot unterschiedliche Beträge: Bei ausschließlich kalten Speisen sind es 2.453 Euro, bei kalten und warmen Speisen 4.001 Euro. Für einen Getränkeeinzelhandel sieht die Tabelle 399 Euro vor, für ein Café oder eine Konditorei 2.208 Euro.
Die Werte werden nach ermäßigtem und vollem Steuersatz aufgeteilt. Die Umsatzsteuer muss daher passend zu den enthaltenen Waren berechnet werden. Der Betrag aus der Tabelle ist kein fertiger Bruttowert, den man ungeprüft in irgendein Buchhaltungskonto kippt. Das wäre zwar schnell, aber steuerlich ungefähr so elegant wie eine Rechnung mit Buntstift.
Der Pauschbetrag gilt grundsätzlich für eine Person und ein ganzes Kalenderjahr. Für Kinder bis zum vollendeten zweiten Lebensjahr wird kein Betrag angesetzt, bis zum vollendeten zwölften Lebensjahr ist die Hälfte vorgesehen. Individuelle Zu- oder Abschläge wegen Urlaub, Diät, Krankheit oder persönlicher Abneigung gegen Rosinen sind normalerweise nicht vorgesehen. Die Pauschale ist eine Vereinfachung, kein persönliches Ernährungsprofil.
Bei gemischten Betrieben, etwa einer Bäckerei mit zusätzlichem Lebensmittelangebot oder einer Metzgerei mit angeschlossenem Imbiss, wird nicht jede Branche fröhlich addiert. Maßgeblich ist grundsätzlich der höhere Pauschbetrag der einschlägigen Gewerbeklasse. Wer mehrere Betriebszweige unterhält, sollte deshalb prüfen, welcher Bereich tatsächlich prägend ist.
Was nicht in die Pauschale gehört
Die Pauschbeträge decken vor allem typische Entnahmen von Nahrungsmitteln und Getränken ab. Andere Waren müssen einzeln aufgezeichnet werden. Dazu zählen beispielsweise Tabakwaren, Kleidung, Elektrogeräte, Sonderposten oder hochwertige Einzelstücke.
Auch die Entnahme eines betrieblichen Computers, Werkzeugs oder Möbelstücks verschwindet nicht in einer Lebensmittelpauschale. Solche Gegenstände sind separat zu bewerten. Bei einem gebrauchten Wirtschaftsgut wird der aktuelle Wert im Zeitpunkt der Entnahme relevant, nicht automatisch der ursprüngliche Kaufpreis.
Dasselbe gilt für Waren, die im jeweiligen Pauschbetrag nicht zum üblichen Sortiment gehören. Ein Café, das neben Kuchen plötzlich hochwertige Küchengeräte aus dem Betriebsbestand für private Zwecke verwendet, kann diese Entnahme nicht mit ein paar zusätzlichen Kaffeeportionen erledigen. Die Finanzverwaltung hat Humor, aber offenbar Grenzen.
Eine Einzelaufzeichnung sollte mindestens erkennen lassen, welcher Gegenstand entnommen wurde, wann die Entnahme erfolgte und wie der Wert ermittelt wurde. Bei wertvollen Gegenständen sind Unterlagen zum ursprünglichen Kauf, zum Zustand und zu vergleichbaren Marktpreisen hilfreich. Je ungewöhnlicher die Entnahme, desto weniger trägt eine pauschale Schätzung.
Fahrzeuge und andere Dauerbrenner
Die private Nutzung eines betrieblichen Pkw ist keine klassische Warenentnahme, folgt aber demselben Grundgedanken: Eine betriebliche Ressource wird privat verwendet und muss steuerlich erfasst werden. Bei einem zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzten Fahrzeug kann die private Nutzung grundsätzlich nach der Ein-Prozent-Regelung bewertet werden. Grundlage ist dabei der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung einschließlich Sonderausstattung.
Alternativ kommt bei ordnungsgemäßem Fahrtenbuch die tatsächliche private Nutzung in Betracht. Das kann bei einem teuren Fahrzeug mit vergleichsweise wenigen Privatfahrten günstiger sein, verlangt aber eine deutlich strengere Dokumentation. Ein Fahrtenbuch, das nur aus „privat“, „geschäftlich“ und drei Fragezeichen besteht, wird den Zweck eher nicht erfüllen.
Bei Maschinen, Werkzeugen oder anderen betrieblichen Gegenständen ist zwischen einer vollständigen Entnahme und einer privaten Mitbenutzung zu unterscheiden. Wird ein Gegenstand dauerhaft aus dem Betrieb genommen, liegt eine Entnahme des Wirtschaftsguts vor. Wird er nur gelegentlich privat eingesetzt, kann eine Nutzungsentnahme oder eine andere Korrektur erforderlich sein. Die konkrete Behandlung hängt vom Gegenstand, seiner Zuordnung zum Betriebsvermögen und der Nutzung ab.
In der Buchführung sollten die Entnahmen regelmäßig erfasst werden, nicht erst dann, wenn die Jahresabschlussunterlagen bereits auf dem Tisch liegen und jemand feststellt, dass der halbe Warenbestand offenbar im Familienhaushalt verschwunden ist. Besonders bei Branchen mit hohem Warenumschlag helfen feste monatliche Buchungsroutinen. Dann bleibt die Sachentnahme ein normaler Geschäftsvorfall – und wird nicht zum überraschenden Hauptdarsteller der nächsten Betriebsprüfung.