Als Anna an einem Montagmorgen im Büro ankommt, hat sie bereits 70 Minuten im Auto hinter sich. Ihr Arbeitgeber bietet ihr ein Deutschlandticket an, allerdings nur, wenn sie dafür auf 49 Euro Bruttogehalt im Monat verzichtet. Anna findet das zunächst attraktiv. Auf ihrer Gehaltsabrechnung sieht die Sache jedoch weniger gut aus: Die gewählte Konstruktion ist keine steuerfreie Zusatzleistung, sondern eine Gehaltsumwandlung.
Genau an dieser Stelle scheitern viele Jobticket-Modelle. Nicht das Ticket allein entscheidet über die Steuerfreiheit, sondern die Art, wie der Arbeitgeber es gewährt und abrechnet.
Wann das Jobticket steuerfrei bleibt
Die zentrale Vorschrift ist § 3 Nummer 15 des Einkommensteuergesetzes. Danach können Arbeitgeber Zuschüsse zu Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln steuerfrei zahlen. Das gilt für den Linienverkehr zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Fahrten zum Sammelpunkt oder in ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet. Ebenfalls begünstigt sind Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr.
Der Arbeitgeber kann das Ticket selbst beschaffen und kostenlos oder verbilligt überlassen. Möglich ist auch ein Zuschuss zu einem Fahrausweis, den der Mitarbeiter selbst kauft. In beiden Fällen muss die Leistung eindeutig für öffentliche Verkehrsmittel bestimmt sein. Flugreisen, individuell gecharterte Busse, gewöhnliche Taxifahrten und andere Gelegenheitsverkehre fallen nicht unter diese Steuerbefreiung.
Für den Nahverkehr ist die Regel großzügiger als viele Personalabteilungen vermuten. Eine Fahrberechtigung für Busse, Straßenbahnen, U-Bahnen und Regionalzüge darf auch privat genutzt werden, ohne dass der Arbeitgeber jede einzelne Fahrt prüfen muss. Das Deutschlandticket wird steuerlich grundsätzlich dem öffentlichen Personennahverkehr zugeordnet. Dass es auf bestimmten Strecken auch in einzelnen Fernverkehrszügen anerkannt wird, ändert daran nichts, sofern diese Nutzung vom Ticket umfasst ist.
Anders sieht es bei reinen Fernverkehrstickets aus. Ein ICE-Jahresabo kann steuerfrei sein, soweit es für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder für andere gesetzlich begünstigte berufliche Wege eingesetzt wird. Private Fernreisen sind von der Steuerbefreiung nicht erfasst. Enthält ein Ticket beide Bereiche, muss der Arbeitgeber die steuerlich begünstigten und nicht begünstigten Anteile sauber beurteilen.
Die wichtigste Bedingung: zusätzlich zum Gehalt
Der Arbeitgeber muss das Jobticket zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewähren. Er darf also nicht einfach einen Teil des vereinbarten Monatsgehalts in ein Ticket umwandeln und anschließend Steuerfreiheit annehmen.
Eine Gehaltsumwandlung liegt beispielsweise vor, wenn ein Mitarbeiter bisher 3.500 Euro brutto erhält und künftig 3.450 Euro sowie ein Ticket im Wert von 50 Euro bekommt. Der wirtschaftliche Vorteil mag für den Beschäftigten trotzdem interessant sein. Die Steuerbefreiung nach § 3 Nummer 15 EStG greift in dieser Konstellation jedoch nicht.
Steuerlich sauberer ist ein echtes Extra: Der Mitarbeiter behält sein bisheriges Gehalt, und der Arbeitgeber übernimmt zusätzlich die Kosten des Tickets oder zahlt einen zusätzlichen Zuschuss. Auch eine freiwillige Leistung, die arbeitsvertraglich neu vereinbart wird, kann diese Voraussetzung erfüllen, solange sie nicht auf eine bereits geschuldete Vergütung angerechnet wird.
Das Wort „zusätzlich“ ist kein Detail für die Fußnote, sondern der Dreh- und Angelpunkt des gesamten Modells.
Für die Lohnabrechnung bedeutet das: Der Arbeitgeber sollte die Vereinbarung, die Höhe des Zuschusses und den konkreten Fahrausweis dokumentieren. Bei einem Zuschuss darf die Zahlung die tatsächlichen Kosten des Mitarbeiters nicht übersteigen. Belege, Rechnungen oder Bestätigungen des Verkehrsunternehmens gehören deshalb in die Lohnunterlagen.
Was Arbeitgeber steuerfrei übernehmen dürfen
Steuerfrei möglich sind sowohl vollständige als auch teilweise Zuschüsse. Übernimmt ein Unternehmen 30 Euro eines 69 Euro teuren Tickets, bleiben diese 30 Euro steuerfrei, wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Zahlt es den gesamten Preis, kann grundsätzlich der komplette Arbeitgeberanteil steuerfrei bleiben.
Ein gesetzlicher Höchstbetrag ist für diese Steuerbefreiung nicht vorgesehen. Die praktische Grenze liegt eher in der tatsächlichen Ticketkostenhöhe und in der Frage, ob das Ticket vom begünstigten öffentlichen Verkehr umfasst ist. Ein Unternehmen kann also auch ein teureres Firmenticket bezuschussen, sofern die steuerlichen Bedingungen eingehalten werden.
Bei einer unentgeltlichen oder verbilligten Überlassung ist der geldwerte Vorteil grundsätzlich anhand des Arbeitgeberaufwands zu bestimmen. Ein bloßer Rabatt, den der Arbeitgeber aufgrund eines Rahmenvertrags mit dem Verkehrsunternehmen erhält, muss nicht automatisch zum steuerpflichtigen Arbeitslohn werden. Die konkrete Vertragsgestaltung ist dafür maßgeblich.
Für Beschäftigte liegt der Vorteil nicht nur in der ersparten Monatsrate. Steuerfreie Leistungen erhöhen das Nettogehalt stärker als ein gleich hoher steuerpflichtiger Bruttobetrag. Ein zusätzlicher Zuschuss von 50 Euro kommt deshalb deutlich näher an 50 Euro tatsächlicher Entlastung heran als eine Gehaltserhöhung von 50 Euro brutto.
Auch sozialversicherungsrechtlich wirkt sich die Steuerfreiheit meist günstig aus. Leistungen, die lohnsteuerfrei behandelt werden, gehören unter den maßgeblichen Voraussetzungen nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt. Dadurch sinken nicht nur die Abzüge des Mitarbeiters, sondern regelmäßig auch die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung.
Der Haken bei der Entfernungspauschale
Der steuerfreie Zuschuss ist für Arbeitnehmer nicht völlig folgenlos. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen nach § 3 Nummer 15 EStG mindern grundsätzlich den Betrag, den der Mitarbeiter für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als Entfernungspauschale ansetzen kann.
Ein vereinfachtes Beispiel zeigt die Größenordnung: Ein Arbeitnehmer fährt an 220 Tagen jeweils 20 Kilometer zur ersten Tätigkeitsstätte. Bei einer Entfernungspauschale von 0,38 Euro je Entfernungskilometer ergibt sich zunächst ein Betrag von 1.672 Euro. Erhält der Arbeitnehmer im selben Jahr ein steuerfreies Jobticket im Wert von 480 Euro, reduziert sich der steuerlich berücksichtigungsfähige Betrag grundsätzlich um diesen Arbeitgebervorteil.
Das ist kein zusätzlicher finanzieller Verlust in Höhe von 480 Euro. Der Arbeitnehmer verliert nicht das Ticket, sondern einen Teil seines Werbungskostenabzugs. Wie stark sich das tatsächlich auswirkt, hängt vom individuellen Steuersatz, den übrigen Werbungskosten und der Zahl der tatsächlichen Bürotage ab. Wer ohnehin unter dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag bleibt, spürt die Kürzung oft weniger als jemand mit hohen beruflichen Aufwendungen.
Bei einem Ticket, das ausschließlich den Personennahverkehr umfasst, muss der Arbeitgeber die private Nutzung nicht kontrollieren. Bei einem Fernverkehrsticket ist dagegen entscheidend, welcher Teil der Fahrberechtigung auf beruflich begünstigte Strecken entfällt. Die Entfernungspauschale und die Ticketleistung stehen deshalb in einem direkten steuerlichen Zusammenhang.
Die Alternative: 25 Prozent Pauschalsteuer
Arbeitgeber können für bestimmte Jobticket-Leistungen anstelle der Steuerfreiheit eine pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent wählen. Diese Möglichkeit gilt für die im Gesetz genannten Leistungen eines Kalenderjahres einheitlich. Die übrigen Voraussetzungen – insbesondere der Bezug zu öffentlichen Verkehrsmitteln – müssen erfüllt sein; lediglich das Erfordernis der zusätzlichen Gewährung neben dem Gehalt entfällt.
Damit kann auch eine Gehaltsumwandlung in ein steuerlich anders behandeltes Modell eingebunden werden. Die pauschal besteuerten Bezüge mindern beim Arbeitnehmer die Entfernungspauschale nicht. Das kann für Beschäftigte mit langen Arbeitswegen oder geringem tatsächlichem Nutzen des Tickets günstiger sein, weil der Werbungskostenabzug erhalten bleibt.
Für das Unternehmen ist diese Variante allerdings nicht kostenlos. Die Pauschalsteuer erhöht den Aufwand, sofern sie nicht vertraglich anders geregelt wird. Bei einem Arbeitgeberzuschuss von 600 Euro im Jahr entstehen allein durch die 25-prozentige Pauschalsteuer rechnerisch 150 Euro zusätzliche Lohnsteuer, bevor weitere Kosten berücksichtigt werden. Dem steht die einfachere Behandlung bei der Entfernungspauschale gegenüber.
Ob Steuerfreiheit oder Pauschalsteuer besser passt, hängt daher nicht nur vom Ticketpreis ab. Eine Belegschaft mit vielen Pendlern aus dem Umland profitiert möglicherweise von der 25-Prozent-Variante. In einem Innenstadtbetrieb, in dem fast alle Beschäftigten Bus und Bahn regelmäßig nutzen, ist der steuerfreie zusätzliche Zuschuss meist die klarere Lösung.
Was in der Praxis geprüft werden sollte
Vor der Einführung sollte das Unternehmen festlegen, ob es ein bestimmtes Ticket zentral einkauft oder nur Zuschüsse zu individuell erworbenen Fahrkarten zahlt. Außerdem muss geklärt sein, ob das Angebot nur den öffentlichen Personennahverkehr betrifft oder auch Fernverkehrsberechtigungen umfasst.
Die Lohnbuchhaltung braucht für jeden Abrechnungszeitraum nachvollziehbare Angaben zur Leistung. Steuerfreie Beträge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen und in der Lohnsteuerbescheinigung zu berücksichtigen. Verzichtet ein Mitarbeiter vollständig auf die Fahrberechtigung und gibt sie zurück, muss dieser Nutzungsverzicht ebenfalls dokumentiert werden.
Ein häufiger Fehler besteht darin, allen Mitarbeitern pauschal denselben Mobilitätsbetrag zu zahlen, unabhängig davon, ob sie ein öffentliches Verkehrsmittel nutzen. Ein solcher Betrag ist nicht automatisch ein steuerfreies Jobticket. Fehlt die Zweckbindung oder der Nachweis der tatsächlichen Fahrberechtigung, kann aus dem vermeintlichen Mobilitätsbenefit ganz gewöhnlicher steuerpflichtiger Arbeitslohn werden.
Für Arbeitgeber ist das Jobticket deshalb besonders interessant, wenn die Leistung sichtbar zusätzlich zum Gehalt erfolgt, der Verwaltungsprozess standardisiert ist und das Angebot zu den realen Pendelwegen der Belegschaft passt. Ein Ticket, das monatlich auf der Gehaltsabrechnung erscheint, aber nie genutzt werden kann, bindet niemanden – es macht nur die Lohnabrechnung länger.