Kurz vor Mittag ist im Café ohnehin genug los: Die Kaffeemaschine zischt, ein Lieferant wartet auf eine Unterschrift, und an der Kasse sucht jemand Kleingeld. Dann betritt eine unbekannte Person den Verkaufsraum, bestellt nichts und schaut sich stattdessen die Kassenbedienung an. Wenig später liegt ein Dienstausweis auf dem Tresen. Das Finanzamt ist da. Unangekündigt, versteht sich.
Eine Kassen-Nachschau ist keine klassische Betriebsprüfung mit langfristiger Vorankündigung, Aktenordnern und einem Kalender voller Termine. Sie soll zeitnah klären, ob Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Dafür dürfen Finanzbeamte während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsräume betreten. Die gesetzliche Grundlage steht in § 146b der Abgabenordnung.
Der Besuch kann einen kleinen Betrieb genauso treffen wie ein Restaurant, eine Bäckerei, einen Friseursalon, eine Arztpraxis oder ein Taxiunternehmen. Geprüft werden nicht nur elektronische Registrierkassen. Auch offene Ladenkassen, Kassensysteme in Apps, Waagen mit Kassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler können Gegenstand der Nachschau sein.
Was der Prüfer darf – und was nicht
Zunächst darf der Amtsträger die Kassenführung beobachten. In öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen ist das sogar möglich, ohne sich sofort auszuweisen. Ein Testkauf gehört ebenfalls zu den zulässigen Maßnahmen. Der Prüfer kann also zunächst wie ein ganz gewöhnlicher Kunde auftreten. Nur dass er sich vermutlich weniger für den Cappuccino als für den dazugehörigen Kassenbon interessiert.
Sobald er nicht öffentlich zugängliche Räume betreten, das Kassensystem einsehen oder Unterlagen und Auskünfte verlangen will, muss er sich ausweisen. Der Dienstausweis sollte in Ruhe geprüft werden. Bei Unsicherheit darf der Unternehmer beim Finanzamt zurückrufen und die Identität bestätigen lassen. Das ist keine Majestätsbeleidigung, sondern vernünftige Vorsicht, gerade wenn jemand mit amtlicher Miene plötzlich Zugang zu sensiblen Daten verlangt.
Ist der Inhaber nicht anwesend, richtet sich die Nachschau nicht automatisch ins Leere. Anwesende Mitarbeiter müssen mitwirken, wenn sie über die wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügen und dazu rechtlich sowie tatsächlich in der Lage sind. Ein Aushilfsmitarbeiter, der lediglich Bestellungen aufnimmt und weder das Kassensystem administrieren noch Unterlagen herausgeben kann, kann nicht zaubern. Er muss aber den zuständigen Ansprechpartner verständigen und den Zugang zu den verantwortlichen Personen ermöglichen.
Die Finanzbehörde darf Aufzeichnungen, Bücher und sonstige Organisationsunterlagen verlangen, soweit sie für die Kassenführung relevant sind. Dazu können etwa Bedienungs- und Programmieranleitungen, Protokolle über nachträgliche Änderungen, Informationen zur technischen Sicherheitseinrichtung und die Verfahrensdokumentation gehören. Bei einem elektronischen Kassensystem geht es außerdem um digitale Grundaufzeichnungen und die dazugehörigen Daten.
Der Prüfer kann verlangen, dass Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle übermittelt werden. Möglich ist auch die Bereitstellung auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben dieser Schnittstelle. Die Kosten dafür trägt grundsätzlich der Steuerpflichtige. Wer seine Kassendaten nur mit einem Spezialprogramm auslesen kann, sollte deshalb nicht erst beim Besuch des Finanzamts herausfinden, wer das Passwort kennt und wo der Exportknopf versteckt ist.
Auch ein Kassensturz kann verlangt werden. Dabei wird der tatsächlich vorhandene Kassenbestand mit dem rechnerischen Sollbestand abgeglichen. Die Finanzverwaltung prüft damit, ob sich der Bargeldbestand aus den aufgezeichneten Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen nachvollziehbar ergibt. Bei einer offenen Ladenkasse ist eine saubere tägliche Dokumentation besonders wichtig, weil dort kein elektronisches System jede einzelne Transaktion automatisch protokolliert.
Ein Durchsuchungsrecht gibt die Kassen-Nachschau allerdings nicht. Der Amtsträger darf Geschäftsräume betreten und die für die Prüfung relevanten Vorgänge feststellen, aber nicht ohne Weiteres Schränke, Schubladen oder private Bereiche nach Belieben durchsuchen. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur betreten werden, wenn eine dringende Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung verhindert werden soll. Das Büro hinter dem Verkaufsraum ist etwas anderes als das Wohnzimmer über dem Laden.
Die Nachschau kann auch außerhalb der üblichen Öffnungszeiten stattfinden, wenn im Betrieb noch oder schon gearbeitet wird. Ein Restaurant, das am Abend geöffnet hat, kann also nicht mit dem Hinweis auf die offizielle Bürozeit die Tür schließen. Maßgeblich ist, ob tatsächlich gearbeitet wird.
Welche Pflichten Unternehmer und Mitarbeiter haben
Nach der ordnungsgemäßen Legitimation besteht eine Mitwirkungspflicht. Der Unternehmer muss die verlangten Aufzeichnungen und Unterlagen vorlegen, Auskünfte erteilen und den Zugang zum Kassensystem ermöglichen. Das gilt allerdings nicht grenzenlos: Die verlangten Informationen müssen einen Bezug zu den Kasseneinnahmen, Kassenausgaben oder dem ordnungsgemäßen Einsatz des Aufzeichnungssystems haben.
Bei elektronischen Kassensystemen steht die technische Sicherheitseinrichtung besonders im Mittelpunkt. Sie soll digitale Aufzeichnungen vor nachträglicher Veränderung schützen. Die aufgezeichneten Geschäftsvorfälle müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden. Außerdem müssen die digitalen Daten für Nachschauen und Außenprüfungen verfügbar gehalten werden.
Zur technischen Ausstattung gehört eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung mit Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle. Die Kassen-Sicherungsverordnung legt außerdem fest, welche Daten ein elektronisches System protokollieren muss. Dazu zählen unter anderem Beginn und Ende eines Vorgangs, Transaktionsnummer, Zahlungsart, Prüfwerte sowie Angaben zum Kassensystem und zur Sicherheitseinrichtung.
Für jeden Geschäftsvorfall ist grundsätzlich ein Beleg auszustellen. Der Beleg kann auf Papier oder – mit Zustimmung des Kunden – elektronisch ausgegeben werden. Er muss bestimmte Angaben enthalten, etwa den Namen und die Anschrift des Unternehmers, das Datum, die Art und Menge der Leistung, das Entgelt, den Steuersatz sowie die Transaktions- und Sicherheitsdaten. Die Kassen-Nachschau kann prüfen, ob das System diese Anforderungen tatsächlich erfüllt und nicht nur in einer Produktbroschüre besonders überzeugend klingt.
Wer eine offene Ladenkasse verwendet, braucht keine elektronische Sicherheitseinrichtung. Das bedeutet aber nicht, dass dort weniger Sorgfalt nötig wäre. Bareinnahmen und Barausgaben müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Private Geldbeträge gehören nicht ungeklärt in die Geschäftskasse, und Entnahmen oder Einlagen sollten durch Eigenbelege festgehalten werden. Eine Kassenschublade, in der sich Geschäftsgeld, privates Kleingeld und die Quittung vom letzten Tankstellenbesuch vermischen, ist steuerlich ungefähr so beruhigend wie ein Rauchmelder mit leerer Batterie.
Der Unternehmer sollte außerdem festlegen, wer bei einer unangekündigten Prüfung zuständig ist. Mitarbeiter müssen wissen, wo sich der Dienstausweis prüfen lässt, wer Zugriff auf das Kassensystem hat, wie der Datenexport funktioniert und wo die Verfahrensdokumentation liegt. Sie sollten keine Unterlagen löschen, verändern oder nachträglich „schönsortieren“. Während einer laufenden Nachschau können spontane Korrekturversuche mehr Fragen erzeugen, als sie beantworten.
Sinnvoll ist es, den Prüfer zunächst in einen geeigneten Bereich zu bitten und den Steuerberater zu informieren. Das bedeutet nicht, die Prüfung zu blockieren oder den Beginn durch lange Telefonate hinauszuzögern. Ein Steuerberater kann unterstützen, aber seine Abwesenheit verhindert die Kassen-Nachschau nicht. Die Mitwirkungspflichten bestehen auch dann, wenn der Chef gerade im Urlaub, beim Zahnarzt oder auf der Suche nach dem einzigen Mitarbeiter mit Administratorpasswort ist.
Stellt der Amtsträger Unstimmigkeiten fest, kann er die Nachschau in eine Außenprüfung übergehen lassen. Eine vorherige Prüfungsanordnung ist dafür nicht erforderlich. Über den Übergang muss schriftlich hingewiesen werden. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Regeln der Außenprüfung. Der Charakter des Besuchs ändert sich damit erheblich: Aus dem unangekündigten Blick auf die Kasse kann eine umfassendere steuerliche Prüfung des Betriebs werden.
Wer seine Kassenführung regelmäßig kontrolliert, tägliche Kassenberichte sauber führt, Programmänderungen dokumentiert und die technischen Zugänge kennt, muss eine Kassen-Nachschau nicht als persönlichen Angriff betrachten. Sie bleibt unangenehm genug. Aber ein funktionierender Datenexport und ein ordentlicher Kassensturz sind deutlich bessere Gesprächspartner als hektisches Suchen, widersprüchliche Erklärungen und ein Karton voller Belege ohne Datum.