Der Zug nach München hat Verspätung, das Frühstück im Bahnhof fällt aus und der erste Termin beginnt kurz nach neun Uhr. Als der Vertriebsmitarbeiter am Abend wieder zu Hause ankommt, hat er fast den ganzen Tag außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte verbracht. Die Restaurantrechnung kann er nicht einfach vollständig beim Arbeitgeber einreichen. Für solche Fälle arbeitet das Steuerrecht mit festen Verpflegungspauschalen.
Seit dem 1. Januar 2026 gelten neue Pauschbeträge für beruflich veranlasste Auslandsreisen. Die deutschen Inlandssätze sind dagegen unverändert geblieben. Für Unternehmen bedeutet das vor allem: Reisekostenabrechnungen müssen bei internationalen Terminen genauer geprüft werden. Schon der Zielort kann darüber entscheiden, ob für einen vollen Tag 32, 50 oder mehr als 70 Euro angesetzt werden dürfen.
Im Inland bleiben 14 und 28 Euro die entscheidenden Beträge
Bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit innerhalb Deutschlands gelten 2026 weiterhin drei Grundregeln. Für einen Kalendertag mit mindestens 24 Stunden Abwesenheit beträgt die Verpflegungspauschale 28 Euro. Für den An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise sind jeweils 14 Euro vorgesehen. Ebenfalls 14 Euro gibt es bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit, wenn die Abwesenheit mehr als acht Stunden dauert.
Dabei zählt nicht die Höhe der tatsächlichen Restaurantkosten. Wer für 18 Euro zu Mittag isst, erhält deshalb nicht automatisch 18 Euro ersetzt. Wer nur einen belegten Bäcker-Snack für sechs Euro kauft, kann trotzdem die jeweils geltende Pauschale ansetzen. Die Pauschale soll den zusätzlichen Verpflegungsaufwand abdecken, der durch die Abwesenheit entsteht. Einzelbelege für jede Mahlzeit sind dafür grundsätzlich nicht erforderlich.
Ein Beispiel macht die Systematik greifbar: Eine Mitarbeiterin fährt am Dienstag um 6.30 Uhr zu einem Kundentermin in Nürnberg, übernachtet dort und kehrt am Mittwoch zurück. Für Dienstag und Mittwoch können jeweils 14 Euro angesetzt werden. Für einen vollständigen Zwischentag am Mittwoch wären es bei einer längeren Reise dagegen 28 Euro. Maßgeblich ist nicht, wann das Meeting stattfindet, sondern wie lange die Abwesenheit dauert und ob eine Übernachtung vorliegt.
Die Regelung gilt nicht unbegrenzt für denselben Einsatzort. Bei einer länger andauernden Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte endet der Anspruch auf Verpflegungspauschalen nach Ablauf der gesetzlichen Dreimonatsfrist. Gerade bei Projektarbeit, Montageeinsätzen und länger laufenden Beratungsmandaten sollte die Personalabrechnung deshalb nicht nur einzelne Reisetage, sondern auch den gesamten Einsatzzeitraum im Blick behalten.
Auslandspauschalen richten sich nach Land, Stadt und Reisetag
Bei Auslandsreisen wird es komplizierter. Das Finanzrecht unterscheidet zwischen dem vollständigen Kalendertag mit mindestens 24 Stunden Abwesenheit und dem An- oder Abreisetag beziehungsweise einem Tag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit. Zusätzlich gelten je nach Land unterschiedliche Beträge. In mehreren Staaten gibt es sogar eigene Sätze für einzelne Städte.
Für Österreich beträgt die Pauschale 2026 bei mindestens 24 Stunden Abwesenheit 50 Euro, für den An- und Abreisetag 33 Euro. In Frankreich gelten außerhalb der Region Paris 53 beziehungsweise 36 Euro. Für Paris und bestimmte angrenzende Départements sind es 58 beziehungsweise 39 Euro. Wer nach Dänemark reist, kann 75 Euro für einen vollen Tag und 50 Euro für An- und Abreisetage ansetzen. In der Schweiz reichen die Sätze von 70 Euro im Regelfall bis 82 Euro für Bern.
Auch bei Fernreisen fallen die Unterschiede deutlich aus. Für die USA gelten je nach Stadt verschiedene Pauschbeträge. In New York City sind 66 Euro für einen vollen Tag und 44 Euro für einen An- oder Abreisetag vorgesehen. San Francisco liegt bei 59 beziehungsweise 40 Euro, Atlanta bei 77 beziehungsweise 52 Euro. Für nicht gesondert aufgeführte Orte in den USA gilt ein niedrigerer allgemeiner Satz.
Die Tabelle sollte deshalb nicht nach dem Motto „ein Land, ein Betrag“ gelesen werden. Paris, London, Tokio oder New York werden teilweise anders behandelt als der Rest des jeweiligen Landes. Wer eine internationale Reisekostenabrechnung prüft, braucht daher neben dem Land auch den konkreten Aufenthaltsort.
Für die Steuer gilt: Die Auslandspauschalen ersetzen nicht den Nachweis, dass die Reise beruflich veranlasst war. Sie bestimmen lediglich die Höhe des pauschal berücksichtigungsfähigen Mehraufwands. Übernachtungskosten funktionieren anders. Bei Arbeitnehmern sind für den Werbungskostenabzug grundsätzlich die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgeblich; die Auslandspauschalen für Übernachtungen spielen vor allem bei der Erstattung durch den Arbeitgeber eine Rolle.
An- und Abreisetage sind bei Länderwechseln besonders fehleranfällig
Die größte Fehlerquelle liegt oft nicht im Pauschbetrag selbst, sondern in der Zuordnung des Reisetages. Wer morgens in Deutschland startet und am Abend in Frankreich ankommt, erhält nicht automatisch den deutschen Satz. Bei einer Auslandsreise ohne berufliche Tätigkeit während des Grenzübertritts ist grundsätzlich der Ort maßgeblich, der vor Mitternacht erreicht wird.
Reist ein Arbeitnehmer dagegen aus dem Ausland zurück nach Deutschland, zählt für den Abreisetag in der Regel der letzte ausländische Tätigkeitsort. Bei Zwischenstationen in mehreren Staaten kommt es darauf an, welchen Ort die reisende Person vor 24 Uhr erreicht. Das klingt nach einer Kleinigkeit, kann bei einer mehrtägigen Reise durch mehrere Länder aber schnell einen Unterschied von mehreren Dutzend Euro ausmachen.
Ein typischer Fall: Ein Ingenieur arbeitet zunächst in Straßburg und fährt am Rückreisetag weiter zu einem Projekt nach Kopenhagen. Er erreicht Kopenhagen am späten Abend. Für diesen Tag ist nur die höhere der beiden in Betracht kommenden Pauschalen anzusetzen. Die Beträge werden nicht einfach addiert. Auch eine kurze Rückkehr nach Hause zwischen zwei Dienstreisen führt nicht dazu, dass beide Pauschalen für denselben Kalendertag nebeneinander angesetzt werden dürfen.
Bei Flugreisen sind zusätzlich Abflug- und Ankunftszeiten sowie der tatsächliche Tätigkeitsort relevant. Ein Abrechnungsformular, das nur das Zielland, aber nicht den Reiseverlauf erfasst, ist dafür zu grob. In der Praxis hilft eine klare Dokumentation mit Abreise, Ankunft, Tätigkeitsort und Übernachtungsort. Das wirkt zunächst bürokratisch, erspart aber später Rückfragen.
Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale deutlich
Wird während der Dienstreise eine Mahlzeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gestellt, darf die Verpflegungspauschale nicht vollständig erhalten bleiben. Für ein Frühstück werden 20 Prozent der maßgeblichen Pauschale für einen vollen Abwesenheitstag abgezogen. Für ein Mittag- oder Abendessen sind jeweils 40 Prozent vorgesehen.
Bei einem deutschen Zwischentag mit 28 Euro bedeutet das eine Kürzung um 5,60 Euro für das Frühstück und um 11,20 Euro für jede Hauptmahlzeit. Werden Frühstück, Mittag- und Abendessen gestellt, ist die Pauschale vollständig aufgebraucht. Bei einem An- oder Abreisetag mit 14 Euro wird für die Kürzung trotzdem die volle Tagespauschale von 28 Euro als Berechnungsgrundlage verwendet. Ein gestelltes Frühstück führt also auch an einem solchen Reisetag zu einem Abzug von 5,60 Euro.
Bei Auslandsreisen wird die Kürzung anhand des jeweiligen vollen Auslandssatzes berechnet. Für einen vollständigen Tag in Dänemark beträgt der Frühstücksabzug deshalb 15 Euro, weil 20 Prozent von 75 Euro angesetzt werden. Ein Mittag- oder Abendessen reduziert die Pauschale dort jeweils um 30 Euro.
Das Frühstück im Hotel ist der Klassiker. Wird es im Übernachtungspreis mitgebucht und vom Arbeitgeber bezahlt, muss die entsprechende Kürzung berücksichtigt werden. Dass der Mitarbeiter vielleicht nur einen Kaffee trinkt, ändert daran normalerweise nichts. Die steuerliche Behandlung orientiert sich an der bereitgestellten Mahlzeit, nicht am persönlichen Appetit. Genau an dieser Stelle wirken Reisekostenabrechnungen manchmal so unbarmherzig wie ein Fahrkartenautomat.
Was Unternehmen und Beschäftigte 2026 prüfen sollten
Für Unternehmen empfiehlt sich eine Reisekostenrichtlinie, die zwischen Inland, Ausland und länderspezifischen Sonderwerten unterscheidet. Bei internationalen Reisen sollte die Abrechnung nicht nur das Zielland, sondern auch die Stadt und den Reiseverlauf erfassen. Besonders wichtig sind außerdem Angaben zu gestellten Mahlzeiten, weil diese die steuerfrei erstattungsfähige Summe verändern.
Beschäftigte können die Pauschalen als Werbungskosten berücksichtigen, wenn der Arbeitgeber keinen oder nur einen Teil des zulässigen Betrags erstattet. Eine steuerfreie Erstattung und ein zusätzlicher Werbungskostenabzug für denselben Betrag sind jedoch nicht möglich. Erstattet der Arbeitgeber nur einen Teil, kann grundsätzlich nur der verbleibende Betrag steuerlich geltend gemacht werden.
Für das Jahr 2026 lautet die praktische Botschaft daher nicht, dass jede Dienstreise teurer oder günstiger geworden ist. Im Inland bleibt die bekannte Ordnung mit 14 und 28 Euro bestehen. Bei Auslandsreisen entscheidet dagegen eine aktuelle Ländertabelle über die Höhe, bei mehrtägigen Routen zusätzlich der genaue Reiseweg. Wer diese beiden Ebenen sauber trennt, verhindert die meisten Fehler bereits bei der ersten Prüfung der Abrechnung.