Die Schicht beginnt am Samstag um 22 Uhr und endet am Sonntagmorgen um 6 Uhr. Auf der Lohnabrechnung stehen neben dem normalen Stundenlohn mehrere Zuschläge. Die entscheidende Frage lautet nun: Welche davon bleiben steuerfrei und wo beginnt die normale Besteuerung?
Die Grundlage bildet § 3b des Einkommensteuergesetzes. Steuerfrei sind Zuschläge nur dann, wenn sie zusätzlich zum Grundlohn für tatsächlich geleistete Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt werden. Schon kleine Abweichungen können dazu führen, dass ein Teil des Zuschlags steuerpflichtig wird.
Diese Höchstgrenzen gelten
Für Nachtarbeit zwischen 20 Uhr und 6 Uhr dürfen bis zu 25 Prozent des Grundlohns steuerfrei bleiben. Wird die Nachtarbeit vor Mitternacht begonnen, gilt für die Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr sogar ein Höchstsatz von 40 Prozent.
Für Sonntagsarbeit liegt die Grenze bei 50 Prozent des Grundlohns. Für die Arbeit an gesetzlichen Feiertagen sowie am 31. Dezember ab 14 Uhr sind bis zu 125 Prozent möglich.
Besonders begünstigt sind Heiligabend ab 14 Uhr, der 25. und 26. Dezember sowie der 1. Mai. Für diese Zeiten kann der Zuschlag bis zu 150 Prozent des Grundlohns steuerfrei sein.
Die Prozentsätze sind Höchstgrenzen, keine automatischen Ansprüche. Ein Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder der Arbeitsvertrag kann niedrigere Zuschläge vorsehen. Gibt es überhaupt keinen arbeitsrechtlichen Anspruch und zahlt der Arbeitgeber freiwillig einen Betrag, muss dieser trotzdem die steuerlichen Voraussetzungen erfüllen, wenn er steuerfrei behandelt werden soll.
Der Grundlohn ist der Dreh- und Angelpunkt
Der steuerfreie Zuschlag wird nicht einfach vom gesamten Monatsgehalt berechnet. Maßgeblich ist der laufende Arbeitslohn, der auf eine regelmäßige Arbeitsstunde entfällt. Für die Steuerfreiheit wird dieser Stundenlohn außerdem höchstens mit 50 Euro angesetzt.
Ein Beispiel macht die Grenze sichtbar: Verdient eine Beschäftigte 20 Euro Grundlohn pro Stunde und erhält für eine Sonntagsstunde einen Zuschlag von 50 Prozent, können 10 Euro steuerfrei bleiben. Bei einem Feiertagszuschlag von 125 Prozent wären es 25 Euro.
Verdient sie dagegen 60 Euro Grundlohn pro Stunde, wird für die steuerliche Berechnung nicht mit 60 Euro gerechnet, sondern höchstens mit 50 Euro. Ein Sonntagszuschlag von 50 Prozent kann dann maximal in Höhe von 25 Euro steuerfrei sein. Der darüber hinausgehende Betrag bleibt Arbeitslohn und wird normal besteuert.
Zum Grundlohn können neben dem normalen Stundenlohn auch bestimmte laufende Zulagen und Sachbezüge gehören. Dazu zählen beispielsweise regelmäßige Schichtzulagen, wenn sie für die normale Arbeitszeit gezahlt werden. Überstundenvergütungen, der eigentliche Sonn-, Feiertags- oder Nachtzuschlag sowie bestimmte unregelmäßige Erschwerniszulagen gehören dagegen nicht zum Grundlohn.
Das klingt zunächst nach einer Rechenaufgabe für die Lohnbuchhaltung. Praktisch ist es aber eher wie bei einem Rezept: Wenn die Grundzutat falsch bestimmt wird, stimmt auch das Ergebnis am Ende nicht.
Nachtarbeit kann sich mit Sonntags- oder Feiertagsarbeit überschneiden
Arbeitet jemand in der Nacht von Samstag auf Sonntag, können mehrere steuerfreie Zuschläge zusammentreffen. Für die begünstigte Nachtarbeit kann der Nachtzuschlag neben dem Sonntagszuschlag berücksichtigt werden.
Beginnt die Nachtarbeit am Samstag vor 24 Uhr, gilt die Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr des folgenden Sonntags ebenfalls als begünstigte Sonntagsarbeit. Eine Schicht von Samstag 22 Uhr bis Sonntag 6 Uhr kann deshalb in unterschiedliche Zeitabschnitte aufgeteilt werden: Samstagabend fällt teilweise unter Nachtarbeit, die Stunden nach Mitternacht können zusätzlich als Sonntags- und Nachtarbeit zählen.
Fällt ein Sonntag zugleich auf einen gesetzlichen Feiertag, werden die Zuschläge nicht einfach unbegrenzt addiert. Für die Feiertagsarbeit darf grundsätzlich nur der jeweils höhere Feiertagssatz steuerfrei berücksichtigt werden. Der Sonntagszuschlag kommt nicht zusätzlich in voller Höhe hinzu.
Anders sieht es bei echter Nachtarbeit aus. Ein Nachtzuschlag kann neben dem Sonn- oder Feiertagszuschlag steuerfrei sein, sofern die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind. Auf der Abrechnung müssen die Arbeitszeiten und die Berechnung nachvollziehbar bleiben.
Feiertage richten sich nach dem Arbeitsort
Ob ein gesetzlicher Feiertag vorliegt, bestimmt sich nach den Vorschriften am Ort der Arbeitsstätte. Nicht der Wohnort des Beschäftigten und auch nicht der Sitz des Unternehmens sind entscheidend.
Das spielt vor allem bei Filialen, Baustellen, Krankenhäusern und wechselnden Einsatzorten eine Rolle. Wer an einem Feiertag in einem Bundesland arbeitet, in dem dieser Tag gesetzlich geschützt ist, kann anders behandelt werden als eine Kollegin mit einem Einsatzort wenige Kilometer entfernt.
Oster- und Pfingstsonntag werden steuerlich ebenfalls als Feiertage berücksichtigt, auch wenn sie in den landesrechtlichen Feiertagsregelungen nicht ausdrücklich als Feiertage bezeichnet sind. Für die Abrechnung muss der Arbeitgeber daher den konkreten Einsatzort kennen.
Nur tatsächlich geleistete Arbeit zählt
Ein steuerfreier Zuschlag setzt voraus, dass die begünstigte Arbeit tatsächlich geleistet wurde. Wird ein Zuschlag während eines Urlaubs oder einer Krankheit weitergezahlt, handelt es sich insoweit nicht um steuerfreien Nacht-, Sonn- oder Feiertagslohn.
Dasselbe gilt bei einer Entgeltfortzahlung, wenn die betreffende Arbeitszeit gar nicht stattgefunden hat. Der Betrag kann arbeitsrechtlich trotzdem geschuldet sein. Steuerlich wird er dann jedoch wie normaler Arbeitslohn behandelt.
Auch eine pauschale monatliche Zahlung reicht nicht automatisch aus. Wenn ein Unternehmen jeden Monat denselben Betrag für angebliche Nacht- oder Sonntagsarbeit überweist, ohne die tatsächlichen Arbeitszeiten zu erfassen, fehlt der notwendige Bezug zur konkreten Arbeitsleistung.
Der Arbeitgeber sollte deshalb festhalten, an welchem Tag und in welchem Zeitraum gearbeitet wurde, welcher Grundlohn zugrunde lag und wie der Zuschlag berechnet wurde. Eine bloße Bezeichnung auf der Lohnabrechnung ersetzt diese Angaben nicht.
Nicht jeder Zuschlag ist ein steuerfreier Zeit-Zuschlag
Ein Zuschlag für Mehrarbeit ist nicht automatisch ein Nachtzuschlag. Wer an einem Sonntag zehn Stunden arbeitet, kann neben dem Sonntagszuschlag auch eine Überstundenvergütung erhalten. Die Überstundenvergütung bleibt grundsätzlich steuerpflichtig, während der zeitbezogene Sonntagszuschlag die Voraussetzungen des § 3b erfüllen kann.
Auch Gefahrenzulagen, Schmutzzulagen oder allgemeine Erschwerniszulagen fallen nicht allein deshalb unter die Steuerfreiheit, weil sie während einer Nachtschicht gezahlt werden. Entscheidend ist, ob die Zahlung gerade an die Arbeit zu einer bestimmten begünstigten Uhrzeit anknüpft.
Ein Zuschlag für Bereitschaftsdienst wird ebenfalls nicht automatisch steuerfrei, nur weil der Bereitschaftsdienst häufig nachts oder am Wochenende stattfindet. Es kommt darauf an, ob tatsächlich Arbeitsleistung erbracht und der Zuschlag dafür gezahlt wurde oder ob lediglich die Bereitschaft vergütet wird.
Die Bezeichnung auf dem Gehaltszettel ist dabei nicht ausschlaggebend. Ein Arbeitgeber kann einen Betrag „Nachtprämie“ nennen; erfüllt er die gesetzlichen Voraussetzungen nicht, bleibt die Zahlung steuerpflichtig. Umgekehrt kann ein anders bezeichneter Zuschlag steuerlich begünstigt sein, wenn sein tatsächlicher Zweck und die Abrechnung stimmen.
Steuerfrei heißt nicht automatisch beitragsfrei
Bei der Sozialversicherung gelten eigene Grenzen. Zuschläge, die lohnsteuerfrei sind, werden grundsätzlich auch nicht dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt zugerechnet. Für Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge gilt das jedoch nur, soweit der zugrunde liegende Arbeitslohn höchstens 25 Euro je Stunde beträgt.
Liegt der Stundenlohn darüber, kann der Zuschlag steuerlich teilweise oder vollständig steuerfrei sein, während für die Sozialversicherung ein Teil beitragspflichtig wird. Genau hier entstehen auf Abrechnungen häufig Unterschiede zwischen Steuerbrutto und beitragspflichtigem Brutto.
Ein Beispiel: Bei einem Grundlohn von 30 Euro pro Stunde kann ein zulässiger Nachtzuschlag steuerlich anhand der Obergrenze von 50 Euro berechnet werden. Für die Sozialversicherung wird dagegen nur der Teil berücksichtigt, der auf einem Stundenlohn bis 25 Euro beruht. Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht laufen an dieser Stelle nicht deckungsgleich.
In der gesetzlichen Unfallversicherung und in der Seefahrt gelten zudem besondere Regeln. Eine Abrechnung, die beim Steuerbrutto korrekt aussieht, muss deshalb nicht in jedem Versicherungszweig identisch behandelt werden.
Was Beschäftigte auf der Abrechnung prüfen können
Zuerst sollte der normale Stundenlohn nachvollziehbar sein. Danach lohnt ein Blick auf die tatsächlich gearbeiteten Zeiten: Wurde wirklich nachts, sonntags oder an einem gesetzlichen Feiertag gearbeitet? Sind die Zuschläge getrennt ausgewiesen und stimmen die Stunden mit dem Dienstplan überein?
Werden mehrere Zuschläge kombiniert, sollte erkennbar sein, welche Stunden als Nachtarbeit und welche als Sonn- oder Feiertagsarbeit behandelt wurden. Bei einem Monatsgehalt muss der Arbeitgeber den laufenden Arbeitslohn sachgerecht auf die regelmäßige Arbeitszeit umrechnen.
Ein steuerfreier Zuschlag muss nicht zwingend im selben Monat ausgezahlt werden. Eine spätere Auszahlung kann unschädlich sein, wenn der Anspruch auf den Zuschlag vorher festgelegt, getrennt ausgewiesen und ordnungsgemäß einem Arbeitszeitkonto oder einer späteren Abrechnung zugeordnet wurde.
Fehlt eine solche Dokumentation, wird es bei einer Prüfung schwierig. Dann kann die Finanzverwaltung verlangen, dass die angeblich steuerfreien Beträge nachträglich als normaler Arbeitslohn behandelt werden.