Der entscheidende Ort für die Umsatzsteuer ist bei einem Auslandsmesseauftritt nicht zwangsläufig der Ort, an dem der Messestand steht. Genau diese vermeintlich einfache Annahme führt in der Praxis regelmäßig zu falschen Rechnungen, übersehenen Registrierungspflichten und mühsamen Vorsteuerverfahren.
Wer als deutsches Unternehmen in Paris, Mailand oder Las Vegas ausstellt, kauft nämlich kein einheitliches Produkt namens „Messeauftritt“. Auf der Rechnung können Standfläche, Stromanschluss, Reinigung, Standbau, Bewachung, Werbung, Eintrittskarten, Catering und technische Betreuung stehen. Umsatzsteuerlich sind das nicht automatisch dieselben Leistungen. Der Leistungsort muss für jede Leistung oder für ein einheitliches Leistungspaket gesondert bestimmt werden.
Die erste Frage lautet deshalb nicht: „In welchem Land findet die Messe statt?“ Sie lautet: „Was genau wurde verkauft?“
Bei der klassischen Überlassung einer Standfläche ist die Antwort vergleichsweise klar. Die Fläche steht in einem konkreten Messegelände und wird dort genutzt. Umsatzsteuerlich wird sie als sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück behandelt. Der Leistungsort liegt dort, wo sich die Standfläche befindet. Mietet ein deutsches Unternehmen also eine Standfläche für eine Messe in Italien, spricht bei dieser Leistung vieles für italienische Umsatzsteuer und die Anwendung der italienischen Rechnungs- und Erklärungsvorschriften.
Das gilt grundsätzlich auch für Räume auf dem Messegelände, die für eine Informationsveranstaltung überlassen werden, sowie für Parkplätze. Übliche Nebenleistungen können der Grundstücksleistung folgen. Dazu zählen etwa Bestuhlungsdienste, Garderobe oder die Bereitstellung von Mikrofon- und Simultandolmetscheranlagen, sofern sie tatsächlich nur Nebenleistungen zur Raumüberlassung sind.
Schon beim nächsten Rechnungsposten wird die Sache weniger bequem. Strom, Internetzugang, Standbewachung, Reinigung, die Überlassung von Standbauteilen oder ein Miet-Systemstand können Teil eines größeren Leistungspakets sein. Sie können aber auch als eigenständige Leistungen zu beurteilen sein. Der bloße Umstand, dass alles auf einer Messe erbracht wird, ersetzt keine umsatzsteuerliche Einordnung.
Besonders oft wird der Standbau falsch behandelt. Die Planung, Gestaltung sowie der Aufbau, Umbau und Abbau eines Messestands werden nicht allein deshalb zu einer Grundstücksleistung, weil der Stand auf einem bestimmten Gelände steht. Bei Leistungen an einen Unternehmer greift regelmäßig die allgemeine B2B-Regel: Der Leistungsort liegt grundsätzlich dort, wo der Auftraggeber sein Unternehmen betreibt oder die betreffende Betriebsstätte unterhält. Ein deutscher Aussteller kann für einen separat beauftragten Standbauer daher eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer erhalten, obwohl der Aufbau tatsächlich auf einem Messegelände im Ausland erfolgt. Ob anschließend das Reverse-Charge-Verfahren gilt, richtet sich nach dem Staat des Leistungsorts und dessen nationalen Vorschriften.
Anders kann die Beurteilung ausfallen, wenn der Standbau nicht isoliert, sondern in ein umfassendes Veranstaltungspaket eingebunden ist. Die deutsche Verwaltungsauffassung unterscheidet zwischen einzelnen Leistungen und einer einheitlichen Veranstaltungsleistung. Eine solche Veranstaltungsleistung kann vorliegen, wenn neben der Standfläche mehrere weitere Leistungen vereinbart und tatsächlich erbracht werden, beispielsweise technische Versorgung, Standbetreuung, Bewachung, Reinigung, Standbau oder Besuchermarketing. Als praktische Abgrenzung wird dabei häufig darauf abgestellt, dass neben der Standfläche mindestens drei weitere Leistungen hinzukommen.
Das ist keine Einladung, jede Sammelrechnung automatisch als Veranstaltungsleistung zu behandeln. Eine lange Rechnung mit vielen Zeilen beweist noch keine einheitliche Leistung. Entscheidend sind der wirtschaftliche Inhalt, die vertragliche Gestaltung und die Frage, ob der Auftraggeber ein Gesamtpaket erhält oder mehrere selbstständige Bausteine einkauft. Eine Position „Messe-Servicepaket“ kann steuerlich ein komplexes Bündel sein. Sie kann aber ebenso aus eigenständigen Leistungen bestehen, die nur gemeinsam abgerechnet werden. Die Rechnungssprache entscheidet das nicht allein.
Bei einer einheitlichen Veranstaltungsleistung an einen Unternehmer liegt der Leistungsort nach der allgemeinen B2B-Regel grundsätzlich am Sitz des Leistungsempfängers. Das wirkt zunächst widersinnig: Der Veranstalter organisiert die Messe im Ausland, der Messestand wird dort aufgebaut, die Besucher kommen dorthin – und trotzdem kann der Leistungsort beim deutschen Aussteller liegen. Genau deshalb ist die pauschale Formel „Messeleistung gleich Veranstaltungsort“ gefährlich.
Für Leistungen an Privatpersonen gelten andere Regeln. Veranstaltungsleistungen im Zusammenhang mit Messen und Ausstellungen werden dort ausgeführt, wo sie tatsächlich erbracht werden. Für ein Unternehmen, das selbst als Aussteller auftritt, ist diese Variante meist nicht der Regelfall. Sie kann aber relevant werden, wenn Leistungen an nichtunternehmerische Kunden oder bestimmte juristische Personen erbracht werden.
Eine eigene Sonderregel betrifft Eintrittsberechtigungen. Verkauft der Veranstalter einem Unternehmer eine Eintrittskarte für eine physische Messe, liegt der Leistungsort grundsätzlich am tatsächlichen Veranstaltungsort. Das betrifft die Berechtigung, eine Messe, Ausstellung, Konferenz oder ähnliche Veranstaltung zu besuchen. Dass der Käufer die Eintrittskarte für geschäftliche Zwecke erwirbt, verschiebt den Ort nicht automatisch an seinen Unternehmenssitz.
Bei virtueller Teilnahme verändert sich die Lage. Wird lediglich ein Online-Zugang vermittelt, greift die Sonderregel für den physischen Zutritt nicht in derselben Weise. Für den B2B-Fall ist dann regelmäßig die allgemeine Ortsregel maßgeblich. Eine digitale Messe ist umsatzsteuerlich also nicht einfach eine Messe mit ausgeschalteter Hallenbeleuchtung. Der virtuelle Zugang kann zu einer anderen Einordnung führen als die Eintrittskarte für die Veranstaltung vor Ort.
Auch Werbung und Besuchermarketing verdienen eine nüchterne Betrachtung. Ein Eintrag im Messekatalog, eine Anzeige in einer Fachzeitschrift, ein Werbeplakat am Messegelände oder die Verteilung von Prospekten sind nicht automatisch Leistungen am Ort der Messe. Werbeleistungen unterliegen regelmäßig eigenen Ortsregeln. Bei einer Leistung an einen Unternehmer führt das häufig wieder zum Sitz des Leistungsempfängers. Das gilt selbst dann, wenn die Werbung ausschließlich Besucher einer bestimmten Messe erreichen soll.
Ähnlich verhält es sich mit Übersetzungsdiensten, Transport und Lagerung von Exponaten. Die Leistung kann am Unternehmenssitz des Auftraggebers, am Ort der tatsächlichen Tätigkeit oder nach speziellen Regeln für Transporte und Arbeiten an beweglichen Gegenständen steuerlich verortet werden. Der Messebezug ist dabei nur ein Teil des Sachverhalts. Er überlagert nicht automatisch die für die konkrete Leistung geltende Regel.
Für Unternehmen aus Deutschland bedeutet das praktisch: Die Eingangsrechnung des ausländischen Messeveranstalters sollte nicht ungeprüft als „ausländische Messekosten“ verbucht werden. Zuerst muss klar sein, ob es sich um Standfläche, Raumüberlassung, Eintritt, Werbung, Standbau oder ein einheitliches Veranstaltungsangebot handelt. Danach folgt die Frage, ob der Rechnungsteller ausländische Umsatzsteuer berechnen musste, ob das Reverse-Charge-Verfahren vorgesehen ist und ob im Messe Land eine Registrierung oder ein Vorsteuervergütungsverfahren erforderlich wird.
Gerade bei Drittländern außerhalb der Europäischen Union wird die Sache zusätzlich kompliziert. Für bestimmte Veranstaltungsleistungen kann die deutsche Ortsregel eine Leistung als im Drittlandsgebiet ausgeführt behandeln, wenn sie dort genutzt oder ausgewertet wird. Das verhindert aber nicht automatisch eine lokale Umsatzsteuerpflicht. Das ausländische Recht kann eine eigene Registrierung, lokale Steuer auf die Rechnung oder besondere Nachweispflichten verlangen. Europäische und deutsche Einordnung sind keine weltweite Steuerbescheinigung.
Der häufigste Fehler liegt deshalb nicht in einem übersehenen Steuersatz, sondern in einer zu schnellen Etikettierung. „Messe in Spanien“ beschreibt den Anlass, aber noch nicht die umsatzsteuerliche Leistung. Wer den Vertrag, die einzelnen Leistungsbestandteile und den Status des Kunden nicht auseinanderhält, behandelt steuerlich schnell einen Messestand wie einen einzigen Gegenstand – obwohl auf ihm mehrere unterschiedliche Leistungen liegen.